Pues bien, El País del domingo 18 ha publicado una noticia titulada "El futuro es de las facturas sin papel", donde, oh sorpresa, se vuelven a reproducir los famosos cálculos (con menos detalles que en El Mundo), según los cuales los ahorros por abandonar la gestión en papel serían de 6,5 euros por factura. La fuente vuelve a ser la empresa Eprom, comercializadora de un software para gestión informática de facturas.
En mi texto de hace una semana hice unos cálculos a bulto que mostraban que, sin ser profesional de la gestión administrativa, era fácil deducir que los costes que se atribuían a la gestión en papel estaban totalmente fuera de la realidad.
Vean lo que me escribió poco después A.M.A., que podía haber sido un comentario al texto de la semana pasada, pero viene bien ahora:
"Si la documentación que tiene que conservar una empresa cupiera en 1 o 2 archivadores como el citado, no tendría sentido hablar del tema. A nadie le falta espacio para 1 o 2 archivadores. Pero ya que han cogido para la comparación un caso poco usado de archivo de documentos, quizá buscando una clientela con poca formación/información al respecto, creo que los números que has hecho son correctos, incluso generosos, por lo que comento a continuación.
1) En lo que se refiere al espacio ocupado por el archivador, las dimensiones de uno como el que proponen, como media (no hay un estándar pero difieren poco entre marcas) puede medir (en cm) 45 de ancho x 70 de fondo x 135 de alto = 0,315 m de superficie y 0,425 m de volumen. Es decir, en el metro cuadrado que tu le adjudicas, entran más de tres armarios como estos. Pero además el espacio de uso dedicado puede servir a dos grupos de archivadores, unos enfrente de otros, por lo que en 1 m de espacio de uso serviría a 6,35 archivadores, con una relación de espacio de uso del 50% entre espacio de uso y espacio de almacenamiento (1 m de "pasillo" para 2 grupos de archivadores de 1 m cada uno).
2) En el archivo "definitivo" de documentos, normalmente aplicado después de cerrar cada año -lo que afectaría a 5/6 partes de los documentos a archivar- no se utilizan en general archivadores de este tipo, con carpetas colgantes, subcarpetas, etc., sino cajas de cartón que se almacenan en estanterías de altura completa de 1 piso, mucho más eficientes que los archivadores en el nº de documentos por superficie/volumen dedicados.
Incluso en empresas con mucha documentación dichos estantes pueden ser del tipo móvil, en el que están todas las estanterías juntas, y mediante un mecanismo manual o eléctrico, se abre un pasillo que permite el acceso a las estanterías en las que se ubica la documentación requerida. Una estructura de este tipo puede disponer de 150 a 200 m de estantería en planta con solo 15 a 20 m de espacios de acceso precisos, lo que resulta el 10% frente al 300% que le adjudicabas.
Es decir, un rendimiento en documentos por espacio muchísimo más alto del que correspondería al m que tu estimas para el archivador, desde un mínimo de 6 (Como indico en el punto 1) hasta quizá 60 o más veces la cantidad de documentos por unidad de espacio/volumen de la estimación que has hecho. La media real probable en oficinas menos organizadas seguro que es superior a 10 veces tu estimación.
3) Las estanterías de archivo "definitivo" son de costo muy inferior por documento al archivador que sirve de comparación en el caso.
Total, que los números que proponen de espacio/costo por documento no solo no responden a lo que es normal en el uso práctico de las empresas, sino que son mucho más exagerados de lo que tu has evidenciado, resultando altamente improbables. Quizá creen que salvan la desvergüenza de proponer un ejemplo casi irreal con decir que "puede ahorra hasta ...".
Y como tu dices al final, parece que por contraste no hay otros costos del sistema propuesto. ¿Será que el software lo regalan?. Lo podría haber dicho de entrada. Entonces vale, les perdonamos las cuentas disparatadas.
En fin, es indignante que se utilice un formato de artículo/reportaje informativo para algo que resulta en la práctica un publireportaje ... con toda la parcialidad que se le pueden suponer. Y lo preocupante es que si este formato existe y funciona así ¿cuántas informaciones parciales y tendenciosas que no se basan en aspectos cuantitativos comprobables, o solo en aspectos cualitativos, nos "cuelan" bajo formato de artículo/reportaje?. ¿No entrarán estos falsos artículos en el contraste con el libro de estilo cuando tendrían que estar mucho más vigilados por la posible tendenciosidad, como en este caso, por la aportación de informaciones o datos a conveniencia del promocionado en el artículo, con errores que no se los salta un gitano y que deberían sonrojar a quién los publica?.
Se queda uno con la duda de si ellos son tontos, lo que "a priori" no cabe pensar por la formación que se les supone, y que sería bastante grave dado el potencial de los medios que manejan, o si toman por tontos a los lectores, lo que sería mucho peor aún."
Pues la misma duda sigue: ¿son tontos o corruptos?
Comentarios hasta el 26-12-09
Los usan y se dejan usar para vender el eterno mito de que "lo más moderno y tecnológico es siempre lo mejor" .... pero no hay que preocuparse el común de las empresas no compra esa burra llamada meter una clavada o para matar pulgas a cañonazos .....
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